1. Objet de la présente politique

La présente Politique de confidentialité explique comment les données à caractère personnel sont collectées et traitées dans le cadre des services proposés sous la marque QualiTable.

QualiTable accorde une importance particulière à la protection de la vie privée et traite les données à caractère personnel conformément au Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») et à la législation belge applicable en matière de protection des données.

Cette politique concerne notamment :

• les visiteurs du site QualiTable ;
• les personnes qui prennent contact avec QualiTable ;
• les clients et prospects professionnels de QualiTable ;
• les utilisateurs des outils de reporting ;
• les clients des établissements qui participent à une enquête de satisfaction ;
• les personnes qui participent à un concours organisé dans le cadre d’une enquête de satisfaction.

2. Qui traite vos données ?

QualiTable est un service développé et exploité par Incidence SRL, société de droit belge.

Selon le traitement concerné, Incidence SRL peut agir soit comme responsable du traitement, soit comme sous-traitant pour le compte d’un établissement client.

Le Délégué à la protection des données d’Incidence SRL est GDPR Agency SRL.

3. Données relatives aux visiteurs du site

Lors de la consultation du site QualiTable, certaines informations techniques peuvent être traitées afin d’assurer le fonctionnement, la sécurité et la performance du site.

Il peut notamment s’agir :

• de l’adresse IP ;
• du type de navigateur et d’appareil utilisé ;
• de données techniques relatives à la connexion ;
• des pages consultées ;
• des cookies ou technologies similaires autorisés par l’utilisateur.

Les cookies et technologies similaires sont détaillés dans la Politique de cookies disponible sur le site et gérée via l’outil de gestion du consentement utilisé par QualiTable.

4. Formulaire de contact et demandes d’information

Lorsqu’une personne prend contact avec QualiTable, notamment via le formulaire disponible sur le site, nous pouvons recueillir :

• le nom et le prénom ;
• l’adresse e-mail ;
• le numéro de téléphone ;
• le nom de l’établissement ;
• le motif de la demande ;
• le contenu du message et toute information communiquée volontairement.

Ces données sont utilisées uniquement afin de traiter la demande, répondre à la personne concernée et, lorsqu’elle le souhaite, préparer une proposition commerciale.

Le traitement repose sur les démarches précontractuelles demandées par la personne concernée et, selon la nature de la demande, sur l’intérêt légitime de QualiTable à répondre aux demandes qui lui sont adressées.

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande. Lorsqu’une relation commerciale est établie, les informations utiles sont intégrées au dossier Client et soumises aux durées de conservation correspondantes.

5. Données des Clients de QualiTable

Dans le cadre d’une commande ou d’une relation commerciale, QualiTable peut notamment traiter :

• le nom et le prénom de la personne de contact ;
• ses coordonnées professionnelles ;
• le nom et l’adresse de l’établissement ;
• le nom de la société ;
• le numéro d’entreprise et/ou de TVA ;
• les informations relatives aux prestations commandées ;
• les périodes souhaitées pour les visites de Mystery Shopping ;
• les échanges liés à la Mission ;
• les informations nécessaires à la facturation et au paiement.

Ces données sont traitées afin de :

• gérer les commandes ;
• organiser et réaliser les prestations ;
• communiquer avec le Client ;
• donner accès aux outils de reporting ;
• assurer la facturation et le suivi comptable ;
• respecter les obligations légales d’Incidence SRL.

Ces traitements reposent principalement sur l’exécution du contrat conclu avec le Client ainsi que, pour certaines données comptables et fiscales, sur le respect des obligations légales auxquelles Incidence SRL est soumise.

6. Paiements

Lorsque le paiement par carte bancaire est proposé, celui-ci est effectué par l’intermédiaire d’un prestataire spécialisé dans le paiement électronique.

QualiTable ne reçoit pas les données complètes de la carte bancaire du Client. Le prestataire de paiement traite directement les informations nécessaires à l’autorisation et à l’exécution du paiement.

QualiTable reçoit uniquement les informations nécessaires pour identifier la transaction, confirmer le paiement et assurer le suivi administratif de la commande.

En cas de paiement par virement, les informations figurant sur l’opération bancaire sont utilisées pour identifier et comptabiliser le paiement.

7. Utilisateurs des outils de reporting

Lorsqu’un Client bénéficie d’un accès à un outil de reporting QualiTable, certaines données sont nécessaires à la création et à la gestion de son accès.

Il peut notamment s’agir :

• du nom et du prénom ;
• de l’adresse e-mail professionnelle ;
• de l’établissement ou de l’organisation concernée ;
• des droits d’accès attribués ;
• des informations techniques nécessaires à la sécurisation de l’accès.

Ces données sont utilisées afin d’assurer l’accès au service, son fonctionnement et sa sécurité.

Les accès sont supprimés ou désactivés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires à la fourniture du service.

8. Enquêtes de satisfaction réalisées pour les établissements

8.1. Rôle de QualiTable

Lorsqu’un établissement utilise QualiTable afin de mesurer la satisfaction de ses propres clients et détermine les objectifs de l’enquête, l’établissement concerné agit en principe comme responsable du traitement.

Incidence SRL / QualiTable traite alors les données nécessaires à la réalisation de l’enquête pour le compte de cet établissement et agit comme sous-traitant.

L’établissement reste responsable de la licéité de la collecte, de la base juridique applicable ainsi que de l’information à fournir à ses clients.

8.2. Données susceptibles d’être collectées

Selon le questionnaire utilisé, l’enquête peut notamment porter sur :

• la satisfaction générale ;
• l’accueil ;
• le service ;
• les délais ;
• la propreté ;
• la qualité perçue de l’expérience ;
• l’intention de revenir ou de recommander l’établissement ;
• les commentaires libres du répondant ;
• certaines informations permettant de contextualiser la visite.

QualiTable applique un principe de minimisation et ne demande que les informations utiles à la finalité de l’enquête.

Les résultats sont, dans la mesure du possible, analysés et présentés sous une forme ne permettant pas l’identification directe des répondants.

8.3. Données permettant de vérifier une participation

Afin de garantir la qualité des données et de limiter les participations multiples ou manifestement irrégulières, certaines informations techniques ou relatives à la visite peuvent être demandées.

Il peut notamment s’agir d’informations relatives au ticket ou à la consommation permettant de vérifier qu’une visite réelle de l’établissement a bien eu lieu.

Ces informations sont utilisées uniquement aux fins de contrôle de la validité de la participation et de la qualité de l’enquête.

9. Participation à un concours

Certaines enquêtes de satisfaction peuvent permettre aux répondants de participer volontairement à un concours.

La participation au concours est distincte de la réponse à l’enquête. Lorsque cela est techniquement possible, les coordonnées nécessaires au concours sont conservées séparément des réponses à l’enquête.

Pour participer au concours, les informations suivantes peuvent notamment être demandées :

• le nom et le prénom ;
• l’adresse e-mail ;
• éventuellement un numéro de téléphone ;
• les informations nécessaires pour vérifier la validité de la participation ;
• les informations nécessaires pour contacter et identifier un gagnant.

Ces données sont utilisées uniquement pour :

• enregistrer la participation ;
• contrôler le respect des conditions du concours ;
• procéder au tirage au sort ;
• contacter le ou les gagnants ;
• remettre le prix ;
• gérer d’éventuelles contestations relatives au concours.

Les modalités précises de chaque concours sont définies dans le règlement ou les conditions de participation applicables.

Les coordonnées collectées pour le concours ne sont pas utilisées à des fins commerciales sans base juridique distincte.

10. Mystery Shopping

Les visites de Mystery Shopping ont pour objectif d’observer une expérience de service dans les conditions normales d’un client.

Les rapports peuvent contenir des observations concernant les interactions du Visiteur mystère avec les membres du personnel de l’établissement.

QualiTable limite la collecte aux informations nécessaires à l’évaluation de la prestation et évite, dans la mesure du possible, de collecter des données permettant d’identifier inutilement un membre du personnel.

Les résultats doivent être utilisés par le Client conformément aux finalités prévues dans le cadre de la Mission et à la législation applicable.

11. Bases juridiques utilisées

Selon le traitement concerné, QualiTable peut traiter des données sur la base :

• de l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, notamment pour gérer une commande ou une demande d’offre ;
• d’une obligation légale, notamment en matière comptable ou fiscale ;
• du consentement, lorsqu’il est requis, notamment pour certains cookies ou traitements facultatifs ;
• de l’intérêt légitime d’Incidence SRL ou de ses Clients, lorsque cet intérêt ne porte pas une atteinte disproportionnée aux droits et libertés des personnes concernées.

12. À qui les données peuvent-elles être communiquées ?

L’accès aux données est limité aux personnes qui en ont besoin pour l’exercice de leurs fonctions.

Selon le service concerné, certaines données peuvent être accessibles :

• aux collaborateurs autorisés d’Incidence SRL ;
• aux personnes mandatées pour réaliser les prestations QualiTable ;
• aux prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du site et des outils ;
• aux prestataires d’hébergement ;
• aux prestataires de paiement ;
• aux prestataires intervenant dans l’envoi d’e-mails ;
• au Client pour lequel l’enquête ou la Mission est réalisée, dans les limites prévues par la prestation ;
• aux autorités ou organismes auxquels les données doivent être communiquées en vertu d’une obligation légale.

Les prestataires ayant accès à des données à caractère personnel sont sélectionnés en tenant compte des garanties qu’ils offrent en matière de sécurité et de protection des données.

13. Hébergement et transferts de données

Les données d’enquête traitées directement sur l’infrastructure d’Incidence SRL sont hébergées auprès d’un prestataire d’hébergement européen.

Dans la mesure du possible, QualiTable privilégie le traitement des données au sein de l’Espace économique européen.

Certains prestataires techniques peuvent néanmoins traiter des données depuis un pays situé en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un tel transfert intervient, QualiTable veille à ce qu’il repose sur un mécanisme reconnu par le RGPD, notamment une décision d’adéquation ou des garanties contractuelles appropriées.

14. Durée de conservation

QualiTable ne conserve les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales de conservation.

En pratique :

• les données liées à une demande de contact sont conservées pendant le temps nécessaire au traitement et au suivi de la demande ;
• les données contractuelles sont conservées pendant la relation commerciale puis archivées pendant la durée nécessaire à la défense des droits d’Incidence SRL ;
• les documents comptables et fiscaux sont conservés pendant les délais imposés par la législation applicable ;
• les données nécessaires à l’accès aux outils de reporting sont conservées pendant la durée de l’accès et supprimées ou anonymisées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires ;
• lorsqu’Incidence SRL agit comme sous-traitant dans le cadre d’une enquête, les données à caractère personnel sont, sauf instruction différente du Client ou obligation légale, conservées pendant une durée maximale d’un an après la réalisation de l’enquête ;
• les données collectées spécifiquement pour un concours sont conservées pendant la durée nécessaire à son organisation, à la remise des prix et au traitement d’éventuelles contestations, conformément au règlement du concours.

Lorsque les données ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées ou anonymisées.

15. Sécurité des données

Incidence SRL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel contre notamment :

• l’accès non autorisé ;
• la divulgation non autorisée ;
• la modification ;
• la perte ;
• la destruction accidentelle ou illicite.

L’accès aux données est limité aux personnes qui en ont besoin pour la réalisation de leurs missions.

16. Vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, toute personne concernée peut notamment disposer :

• d’un droit d’accès aux données qui la concernent ;
• d’un droit de rectification de données inexactes ou incomplètes ;
• d’un droit à l’effacement lorsque les conditions légales sont remplies ;
• d’un droit à la limitation du traitement ;
• d’un droit d’opposition à certains traitements ;
• d’un droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ;
• du droit de retirer son consentement à tout moment lorsqu’un traitement repose sur celui-ci.

L’exercice de ces droits dépend de la nature du traitement et de sa base juridique.

17. Comment exercer vos droits ?

Pour les traitements pour lesquels Incidence SRL / QualiTable agit comme responsable du traitement, les demandes peuvent être adressées à :

QualiTable peut demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier l’identité de la personne qui introduit une demande lorsque cette vérification est nécessaire pour éviter la communication de données à une personne non autorisée.

Lorsqu’Incidence SRL agit uniquement comme sous-traitant d’un établissement, la demande peut être transmise au responsable du traitement concerné afin que celui-ci puisse y donner suite.

18. Réclamation auprès de l’Autorité de protection des données

Si une personne estime que ses données ne sont pas traitées conformément à la réglementation applicable, elle peut introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

En Belgique, l’autorité compétente est :

Il est également possible de contacter préalablement le Délégué à la protection des données d’Incidence SRL afin de tenter de résoudre la demande directement.

19. Décision automatisée

QualiTable n’utilise pas les données à caractère personnel visées par la présente politique pour prendre des décisions produisant des effets juridiques à l’égard d’une personne sur la seule base d’un traitement entièrement automatisé.

Les éventuels scores ou indicateurs produits dans le cadre d’une enquête ou d’une Mission constituent des outils d’analyse et ne constituent pas, en eux-mêmes, une décision automatisée à l’égard d’une personne physique.

20. Modification de la présente politique

La présente Politique de confidentialité peut être adaptée afin de tenir compte de modifications légales, réglementaires, techniques ou de l’évolution des services QualiTable.

La version applicable est celle publiée sur le site QualiTable. La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de la présente page.

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Incidence SRL – QualiTable
Belgique

Contact : contact@qualitable.be
Protection des données : dpo@incidence.be